Guía para dignatarios 2026 · Juntas de Acción Comunal

Depuración del libro de afiliados

Qué es, por qué es necesaria y cómo hacerla paso a paso, sin errores y respetando el debido proceso de cada afiliado.

El libro de afiliados es el registro oficial de las personas que hacen parte de la Junta de Acción Comunal. Con el tiempo, ese libro puede quedar desactualizado: hay personas que fallecieron, que se mudaron a otra ciudad o vereda, que se retiraron sin dejar constancia, o que nunca firmaron. Mantenerlo al día es una obligación de la junta, y el proceso que lo permite se llama depuración.

Depurar no significa quitar gente por capricho. Significa ordenar el registro para que refleje la realidad de la comunidad, de manera transparente y con garantía de derechos para cada persona. Esta guía explica los tres tipos de depuración, los pasos de cada uno y las herramientas disponibles para hacerlo.

3 Formas de depurar

7 Pasos del proceso declarativo

5 · 10 Días hábiles clave

Antes de empezar

Las tres formas de depurar el libro

Existen tres caminos para depurar el libro de afiliados. Cada uno se usa en una situación diferente, y su complejidad aumenta de la primera a la tercera.

1. Revisión secretarial

La más sencilla. Consiste en actualizar y ordenar los datos del libro. La hace el secretario, con el fiscal o la directiva.

2. Proceso declarativo

Para personas fallecidas o que cambiaron de residencia fuera del territorio. Lo lleva la comisión de convivencia y conciliación.

3. Proceso disciplinario

Para afiliados que violaron la ley, los estatutos o sus deberes. Lo adelanta la comisión de convivencia de la asociación comunal.

Forma 1 · La más sencilla

Revisión secretarial

Es el trabajo de limpieza y actualización del libro. Lo puede realizar el secretario de la junta en compañía del fiscal, o con el resto de la directiva. No requiere procesos formales, pero sí cuidado, porque de este registro depende quién está en la organización.

¿Qué se revisa?

Duplicidades: que una misma persona no aparezca dos o más veces.
Datos completos: que cada registro tenga los datos requeridos (nombre, documento de identidad, dirección, teléfono y residencia). Si faltan, búsquelos y complete el registro.
Firma o huella: cada registro debe estar firmado o con huella. Es muy importante, porque la firma o la huella es lo que acredita la calidad de afiliado. Quien no tenga firma ni huella puede ser excluido del libro, por lo que el secretario debe buscarlo para que firme o registre su huella.
Cartas de renuncia o retiro: verifique que existan las cartas de quienes se retiraron voluntariamente.
Números consecutivos: revise que la numeración esté en orden y sin inconsistencias, para conocer el total real de afiliados.
Datos actualizados: mantenga al día residencia, documento, dirección y teléfono de cada afiliado.

Consejo práctico: cuando encuentre inconsistencias, haga la corrección de inmediato y deje constancia. Si una persona no firma ni tiene huella, no la excluya por su cuenta: primero busque al afiliado y dele la oportunidad de regularizar su registro.

Cómo dejar constancia: el acta

Al terminar la revisión, se levanta un acta donde queden registrados:

Las personas que decidieron retirarse voluntariamente.
Los registros repetidos encontrados.
Las personas a las que les faltan datos o no tienen firma ni huella.

Esta acta es el soporte de los cambios realizados y el punto de partida si después se necesita un proceso declarativo o disciplinario.

Forma 2 · Para fallecidos o residentes fuera del territorio

Proceso declarativo

Este proceso es más complejo, porque su objetivo es garantizar el debido proceso. Solo se usa en dos casos: cuando la persona ha fallecido o cuando ha cambiado de residencia por fuera del territorio de la organización comunal. Lo lleva la comisión de convivencia y conciliación, y se desarrolla en siete pasos.

Elaborar el listado de presuntos casos

El secretario, junto con el fiscal o la junta directiva, prepara un listado de las personas que presuntamente fallecieron o cambiaron de residencia. Ese listado se entrega a la comisión de convivencia y conciliación para que inicie la investigación.

Apertura del proceso mediante un auto

La comisión emite un documento llamado auto, en el que resuelve iniciar el proceso declarativo con el listado recibido. En el mismo auto se ordena comunicar a los afectados para que, dentro de unos 5 días hábiles, se acerquen a aclarar su situación, aporten pruebas y realicen las gestiones que consideren pertinentes.

Notificación y citación

El auto se comunica a la persona afectada o a sus familiares dentro de los siguientes 5 días. Luego se fija un día, un lugar y una hora para que se presenten a aclarar su situación y aportar pruebas. La notificación debe hacerse de forma directa, personal. Si no es posible, se notifica mediante edicto.

Práctica de pruebas y fallo declarativo

Si alguien se presentó, la comisión puede practicar pruebas en cada caso, como revisar certificados de defunción, entrevistar testigos o realizar visitas domiciliarias. Con ellas emite el fallo, que puede ser excluir a la persona de la organización o mantener su afiliación. La comisión tiene 5 días hábiles para emitirlo.

Notificación del fallo y plazo para recursos

El fallo se notifica a las partes de forma personal o por edicto. Luego se abre un plazo de unos 5 días hábiles para interponer recursos. El fallo debe indicar expresamente que contra la decisión procede el recurso de reposición o de apelación.

Recursos, firmeza y anotación en el libro

El recurso de reposición se presenta ante la misma comisión de la junta, para que resuelva. El recurso de apelación va a la comisión de convivencia de la asociación de juntas. Si no se presentan recursos, el fallo queda en firme y es de obligatorio cumplimiento. Una vez resueltos, la comisión envía al secretario el listado final, y el secretario hace las anotaciones correspondientes en el libro.

Constancia de firmeza

Como cierre, la comisión expide una constancia de firmeza: un documento que señala la fecha en que terminó todo el proceso y confirma que el fallo tiene obligatorio cumplimiento.

Importante: ningún afiliado puede ser excluido sin antes ser notificado y tener la oportunidad de presentarse, aclarar su situación y aportar pruebas. Por eso es fundamental documentar cada notificación, citación y edicto.

Resumen de plazos del proceso declarativo

Etapa	Plazo
Comunicar el auto a los afectados	Dentro de los 5 días siguientes a la apertura
Plazo para presentarse a aclarar la situación	5 días hábiles
Fijación del edicto en lugar visible	10 días hábiles
Emisión del fallo declarativo	5 días hábiles
Plazo para recursos de reposición o apelación	Unos 5 días hábiles tras la notificación

Forma 3 · Por incumplimiento de normas o deberes

Proceso disciplinario

Este proceso se usa cuando un afiliado viola las normas legales o estatutarias, o incumple sus deberes como miembro de la organización. A diferencia del declarativo, aquí se impone una sanción disciplinaria: la desafiliación. Lo adelanta la comisión de convivencia de la asociación comunal y sigue pasos muy parecidos a los del proceso declarativo.

Listado de presuntos infractores

El secretario de la junta elabora un listado de las personas que presuntamente violaron normas o estatutos, y lo envía a la comisión de convivencia de la asociación comunal.

Auto de apertura y pliego de cargos

La asociación comunal abre el proceso mediante un auto y un pliego de cargos, en el que se explican las conductas que se atribuyen al afiliado.

Comunicación a los afectados

Se notifica al afectado de manera personal o por edicto, para que se acerque a aclarar su situación y presente sus descargos.

Práctica de pruebas y fallo

Se practican las pruebas correspondientes y se emite el fallo, que puede imponer sanciones o absolver al afiliado.

Notificación del fallo y recursos

El fallo se notifica personalmente o por edicto. El recurso de reposición se presenta ante la comisión que emitió el fallo, y el de apelación va a la organización de grado superior, que en este caso es la federación de acción comunal.

Firmeza y anotación en el libro

Agotado el proceso, el fallo queda en firme. La comisión de convivencia de la asociación comunal remite al secretario de la junta, que hace las exclusiones y anotaciones en el libro sobre las personas sancionadas. Por último, se expide la constancia de firmeza.

Comparativo rápido de las tres formas

Aspecto	Revisión secretarial	Declarativo	Disciplinario
¿Quién la lleva?	Secretario, con fiscal o directiva	Comisión de convivencia y conciliación	Comisión de convivencia de la asociación comunal
¿Cuándo se usa?	Para ordenar y actualizar el libro	Fallecimiento o cambio de residencia fuera del territorio	Violación de normas, estatutos o deberes
¿Hay sanción?	No	Exclusión o mantenimiento de la afiliación	Sanción disciplinaria (desafiliación)
¿Hay notificación formal?	No	Sí, personal o por edicto	Sí, personal o por edicto
Recursos	No aplica	Reposición y apelación	Reposición y apelación

Herramienta digital

Depure el libro desde la aplicación Asocomunal

Llevar todo esto en papel o en cuadernos puede volverse pesado y propenso a errores. Por eso, la aplicación Asocomunal incluye una herramienta para depurar el libro de afiliados, que le permite organizar el registro de manera digital y apoyar la gestión de su junta.

Aplicativo Asocomunal — disponible en www.asocomunal.org/app. Ingrese a la aplicación para conocer la herramienta de depuración del libro y empezar a mantener el registro de afiliados al día, de forma más ordenada y segura.

Ir a asocomunal.org/app →

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