Descarga el formato de acta de empalme
El acta de empalme es el documento central de toda transición comunal. Aquí encontrará cómo diligenciarla correctamente, qué debe incluir en cada sección y por qué su correcto llenado protege a los dignatarios entrantes y salientes ante la ley.
El proceso de empalme es uno de los momentos más importantes en la vida de una Junta de Acción Comunal. Es el ejercicio formal mediante el cual la junta directiva saliente informa el estado general de la organización y hace entrega de todos sus bienes, documentos y responsabilidades a los dignatarios entrantes, garantizando continuidad, transparencia y rendición de cuentas ante la comunidad.
Con el inicio del nuevo período de dirección del 1 de julio de 2026 al 1 de julio de 2030, todas las juntas de acción comunal del país están llamadas a cumplir puntualmente con esta obligación legal, que no es solo un requisito administrativo, sino un acto de responsabilidad frente a los afiliados y al territorio.
Marco legal
¿Qué dice la ley sobre el empalme?
El empalme no es opcional. El Decreto 1501 de 2023 establece con claridad las condiciones en que debe llevarse a cabo este proceso, así como las consecuencias de omitirlo.
Adicionalmente, conforme al artículo 2.3.2.1.3.4 del mismo decreto, los organismos de acción comunal tienen la obligación de registrarse y mantener actualizada su información en el Registro Único Comunal (RUC), plataforma del Ministerio del Interior. Por ello, durante el empalme los dignatarios salientes deben hacer entrega de los usuarios y contraseñas de acceso al RUC, y los dignatarios entrantes deberán actualizar de inmediato la información de la junta en dicha plataforma.
Concepto
¿Qué es exactamente el empalme comunal?
El empalme es el informe del estado en que se encuentra la junta en todos sus aspectos: financiero, documental, de afiliados, de gestión y de convenios. Se realiza entre la junta directiva saliente y la junta directiva elegida, y tiene como objetivo que los nuevos dignatarios conozcan con exactitud qué reciben, en qué condiciones y con qué compromisos pendientes.
Es importante aclarar que el empalme no es una rendición de cuentas de la junta saliente ante la entrante. Es la transferencia del estado actual de la organización. Al recibirlo, cada dignatario entrante asume sus funciones con pleno conocimiento de lo que hay y de lo que falta.
Cronograma 2026
Fechas clave para el período 2026–2030
Con el nuevo período iniciando el 1 de julio de 2026, a continuación se presentan los hitos que toda junta debe tener en su agenda:
Convocatoria
¿Quién convoca la reunión de empalme?
La reunión de empalme debe ser convocada por el nuevo representante legal, es decir, el presidente o presidenta elegido, quien ya aparece reconocido en el documento de auto de reconocimiento expedido por la entidad competente. A esta reunión deben asistir tanto la junta directiva saliente como la entrante, para que cada cargo pueda adelantar su proceso de manera individual y completa.
La recomendación es siempre que el empalme se haga cargo a cargo: presidente con presidente, tesorero con tesorero, secretario con secretario, y así sucesivamente. Esto responde a que cada cargo tiene responsabilidades y documentos distintos que no pueden ser transferidos a otra figura de la junta.
Documentos y bienes
¿Qué debe entregarse durante el empalme?
El empalme cubre cuatro grandes categorías de entrega. A continuación se detalla el contenido de cada una:
Funciones por cargo
Qué recibe y qué debe asumir cada dignatario
La estructura de la Junta de Acción Comunal se organiza en cinco bloques según la normatividad vigente: el bloque directivo, el bloque fiscal, la comisión de convivencia y conciliación, los delegados ante las asociaciones de juntas y las comisiones de trabajo. A continuación, las responsabilidades y lo que cada cargo recibe en el empalme:
| Cargo | Bloque | Funciones principales | Qué recibe en el empalme |
|---|---|---|---|
| Presidente / Presidenta | Directivo | Representación legal de la junta, convocatoria a reuniones de junta directiva y asambleas, firma de convenios y contratos, interlocución con entidades públicas y privadas. | Documentos de reconocimiento jurídico, sellos, correspondencia institucional, acceso a cuentas bancarias (firma autorizada), convenios vigentes. |
| Vicepresidente / Vicepresidenta | Directivo | Reemplaza al presidente en caso de ausencia temporal o definitiva. Coordina el trabajo de las comisiones de trabajo por derecho propio. | Información actualizada sobre el estado de las comisiones de trabajo activas y sus planes de acción. |
| Tesorero / Tesorera | Directivo | Manejo de los recursos económicos de la junta, administración del salón comunal y demás instalaciones, recaudo de cuotas ordinarias y extraordinarias, control del patrimonio. | Libros contables, libro de bancos, extractos bancarios, chequeras, llaves e inventario de instalaciones, estado de cuotas y recaudos, listado de deudas o compromisos financieros pendientes. |
| Secretario / Secretaria | Directivo | Elaboración y custodia de actas de junta directiva y asambleas, salvaguarda del libro de afiliados, control y depuración del registro de afiliados (depuración secretarial). | Libro de afiliados actualizado, carpetas de actas (junta directiva, asambleas ordinarias y extraordinarias), archivos físicos y digitales de la junta. Es guardián de los documentos más sensibles de la organización. |
| Fiscal | Fiscal | Vigilar que todos los dignatarios cumplan sus funciones, presentar ante la asamblea el informe de manejo de inversiones y recursos (mínimo en las tres asambleas generales anuales). | Informes de gestión fiscal de períodos anteriores, reportes de control sobre el manejo de recursos, observaciones o hallazgos documentados del período saliente. |
| Comisión de convivencia y conciliación | Convivencia | Garantizar la armonía dentro de la comunidad de afiliados, actuar como instancia de resolución de conflictos, llevar a cabo depuraciones declarativas (personas fallecidas, sin ánimo asociativo o que ya no habitan en el territorio). | Registros de casos atendidos, acuerdos de convivencia suscritos, expedientes de depuraciones declarativas adelantadas. |
| Delegados ante asociaciones de juntas | Delegados | Mantener informada a su junta sobre las decisiones del organismo de segundo nivel, actuar como voceros de las problemáticas comunitarias en ese escenario, presentar informe de gestión ante la asamblea. El presidente hace parte de este bloque por derecho propio. | Actas y comunicaciones del organismo de segundo nivel, compromisos adquiridos en representación de la junta, proyectos en curso a nivel asociativo. |
| Coordinadores de comisiones de trabajo | Comisiones | Convocar las reuniones de cada comisión (deporte, cultura, adulto mayor, trabajo social, etc.), llevar estadísticas de labores ejecutadas junto con el secretario de la comisión, elaborar propuestas para el plan de trabajo y hacerles seguimiento. | Plan de trabajo de la comisión, estadísticas de actividades ejecutadas, propuestas aprobadas pendientes de ejecución, contactos y listado de integrantes activos de la comisión. |
Paso a paso
Cómo llevar a cabo el empalme correctamente
A continuación se presenta la secuencia recomendada para adelantar un proceso de empalme ordenado, completo y con respaldo documental:
Manejo de diferencias
¿Qué ocurre si hay reparos durante el empalme?
Es posible que durante el proceso de empalme algún dignatario —saliente o entrante— manifieste inconformidades o reparos frente a lo entregado. En ese caso, la ruta a seguir es la siguiente:
Primer paso: Consignar el reparo en el acta de empalme con claridad y detalle. El registro escrito es la única garantía válida para quien lo formula.
Segundo paso: Si el asunto requiere intervención de otra instancia, la primera a la que debe acudirse es la comisión de convivencia y conciliación de la propia junta.
Tercer paso: Si no se logra un acuerdo en esa instancia, el caso escala al organismo de acción comunal de segundo nivel (asociación de juntas de la localidad o municipio correspondiente).
Lista de chequeo
Documentos y elementos que no pueden faltar
Use esta lista como guía durante el proceso de empalme para verificar que nada quede sin entregar:
Formato de acta
Descargar el formato de acta es muy fácil
Para facilitar este proceso a todas las juntas de acción comunal del país, el formato oficial de acta de empalme estará disponible y será enviado por correo electrónico a todas las juntas que hacen parte del directorio nacional de organizaciones comunales en app.asocomunal.org/directorio_jac.php.
Si su junta aún no aparece registrada en ese directorio o el correo electrónico no está actualizado, le recomendamos verificar y actualizar sus datos de contacto para recibir oportunamente este y otros recursos de apoyo a la gestión comunal.
¿Cómo recibirá el formato? El acta de empalme será enviada directamente al correo electrónico registrado en el directorio de asocomunal.org. El documento incluye todos los campos necesarios para documentar la entrega de cada cargo, los inventarios, los hallazgos y las observaciones del proceso. Está diseñado para ser diligenciado de forma clara, completa y con validez ante las entidades de vigilancia y control.
Descargar Acta
Registra la información de la junta y recibe el Acta de Empalme
