Los conciliadores de la JAC: construir paz desde adentro de la comunidad
La comisión de convivencia y conciliación no sanciona ni juzga: busca acuerdos, facilita el diálogo y protege la armonía interna de la organización. Es el espacio donde los conflictos comunales encuentran salida sin necesidad de acudir a instancias externas, y sus conciliadores son los artesanos de esa paz.
¿Qué es y para qué existe esta comisión?
La comisión de convivencia y conciliación: el quinto bloque de la JAC
La junta de acción comunal se organiza en cinco bloques: la directiva, la fiscalía, los delegados a la asociación municipal de juntas, las comisiones de trabajo y la comisión de convivencia y conciliación. Esta última es el mecanismo interno que la Ley 2166 de 2021 y el Decreto Reglamentario 501 de 2023 le otorgan a cada junta para resolver sus propios conflictos sin depender de jueces ni abogados.
Su propósito es claro: dirimir los conflictos internos, facilitar acuerdos entre las partes y preservar la convivencia entre afiliados y dignatarios. No es un tribunal que condena. No es una instancia punitiva. Es un espacio de encuentro donde se buscan soluciones, se construyen consensos y se da a cada persona la posibilidad de ser escuchada antes de que la situación escale a un conflicto mayor que afecte a toda la organización.
Composición del bloque
¿Quiénes son los conciliadores y cómo se eligen?
La comisión de convivencia y conciliación está integrada por tres conciliadores elegidos por la asamblea general en el mismo proceso electoral en que se elige la directiva y el fiscal. Al igual que los demás dignatarios, deben ser afiliados activos de la junta, residir en el territorio y cumplir con los requisitos establecidos en los estatutos.
Para tomar decisiones válidas dentro de la comisión se requiere la participación de al menos dos de los tres conciliadores —la mayoría simple—. No es obligatorio que los tres estén presentes en cada audiencia, pero sí debe quedar registro claro de quiénes actuaron y cuáles fueron sus decisiones. Si solo actúa un conciliador, sus decisiones no tienen validez.
¿Puede el secretario actuar como secretario de la comisión? Sí. La Ley 2166 de 2021 establece que si la comisión de convivencia y conciliación estima conveniente que el secretario de la junta funja también como secretario de sus audiencias, puede hacerlo. Esta es una decisión de la propia comisión, no una obligación. Si la comisión prefiere manejar su propio libro de actas de manera autónoma, también puede hacerlo.
Competencias de la comisión
Los cinco procesos que adelanta la comisión de convivencia y conciliación
La competencia de la comisión de convivencia y conciliación no se limita a "resolver peleas". El Decreto 501 de 2023 le asigna cinco tipos distintos de procesos, cada uno con su propio procedimiento, términos y efectos. Conocerlos en detalle es la diferencia entre una comisión que funciona y una que existe solo en el papel.
Proceso 1
El proceso declarativo: establecer hechos y calidades
El proceso declarativo es aquel mediante el cual la comisión constata y declara oficialmente una situación o calidad que tiene efectos jurídicos dentro de la organización. No hay una parte que gana y otra que pierde: hay una situación que debe ser verificada y declarada para que la junta pueda actuar conforme a ella.
El ejemplo más frecuente es la declaración de vacancia de un cargo: si un dignatario abandona sus funciones sin renunciar formalmente, la comisión puede declarar oficialmente que el cargo está vacante, lo que habilita a la junta para iniciar el proceso de elección del reemplazo. Sin esta declaración, la junta quedaría en un limbo: el dignatario sigue en el cargo en papel pero no en la práctica.
La tesorera de la junta lleva cuatro meses sin asistir a reuniones de directiva ni de asamblea. El presidente le ha enviado dos comunicaciones escritas sin obtener respuesta. La directiva no puede funcionar correctamente porque los libros de tesorería están en poder de ella y la cuenta bancaria tiene su firma.
Actuación de la comisión: los conciliadores inician un proceso declarativo. Notifican a la tesorera en su dirección de notificación registrada en el libro de afiliados, le otorgan un plazo para que se pronuncie y, si no hay respuesta ni justificación válida, declaran oficialmente la vacancia del cargo. Con esa declaración, la directiva puede convocar a la asamblea para elegir nueva tesorera y actualizar las firmas en el banco.
Proceso 2
El proceso conciliatorio: facilitar acuerdos entre las partes
Este es el proceso más frecuente y el que más identifica la razón de ser de la comisión. El proceso conciliatorio se activa cuando hay un conflicto entre afiliados, entre un afiliado y un dignatario, o entre miembros de la directiva, y alguna de las partes solicita la intervención de la comisión para buscar una solución.
La clave está en la palabra "conciliar": la comisión no impone una solución. Facilita el diálogo, ayuda a que las partes se escuchen, propone opciones de acuerdo y, si las partes llegan a un entendimiento, levanta un acta de conciliación que tiene efectos vinculantes para ambas. Si no se logra el acuerdo, la comisión lo hace constar en el acta y la situación puede escalar al proceso disciplinario si corresponde.
Dos afiliados tienen un conflicto por el uso del salón comunal: uno alega que el otro lo utilizó sin reservarlo y dejó el espacio en mal estado. El afiliado afectado solicita formalmente a la comisión su intervención.
Actuación de la comisión: cita a las dos partes por separado primero (para entender cada versión) y luego en audiencia conjunta. Facilita el diálogo y propone que se establezca un reglamento de uso del salón. Las partes acuerdan que el afiliado que usó el espacio limpiará y restaurará lo dañado, y que la junta adoptará un reglamento formal. El acuerdo queda en acta firmada por ambas partes y los conciliadores. La comisión hace seguimiento en 30 días.
Proceso 3
El proceso disciplinario: cuando el conflicto requiere consecuencias
El proceso disciplinario es el mecanismo que la comisión utiliza cuando un afiliado o dignatario viola las normas estatutarias o legales de la organización, o cuando incumple los acuerdos suscritos en un proceso conciliatorio anterior. A diferencia del proceso conciliatorio, aquí sí puede haber consecuencias formales para el implicado.
Las posibles consecuencias van desde una amonestación verbal o escrita hasta la suspensión temporal de derechos como afiliado o incluso la recomendación de desafiliación ante la asamblea general. Sin embargo, ninguna de estas consecuencias puede aplicarse sin garantizar el debido proceso al implicado: debe ser notificado, debe tener la oportunidad de presentar sus descargos y la decisión debe estar debidamente fundamentada y documentada.
Proceso 4
El proceso de impugnación: cuando se cuestiona una decisión organizativa
El proceso de impugnación es el mecanismo mediante el cual los afiliados pueden cuestionar formalmente una decisión adoptada por la asamblea o la directiva que consideran contraria a los estatutos o a la ley. La impugnación no es una queja informal: es un proceso reglado con términos precisos que, si no se respetan, hace que el derecho a impugnar se pierda.
El plazo para presentar una impugnación es de diez días hábiles contados desde el día en que se tomó la decisión o desde que el afiliado tuvo conocimiento de ella. La impugnación debe presentarse ante la comisión de convivencia y conciliación de la asociación municipal de juntas, no ante la comisión de la junta cuya decisión se cuestiona, para garantizar la imparcialidad del proceso.
¿Quiénes pueden impugnar? Solo los afiliados que hayan participado en la reunión donde se tomó la decisión cuestionada, o que puedan demostrar que no pudieron asistir por causas justificadas. No cualquier persona puede impugnar cualquier decisión: debe tener relación directa con la situación y haber agotado el procedimiento interno antes de acudir a instancias superiores.
| Tipo de decisión | ¿Se puede impugnar? | ¿Ante quién? |
|---|---|---|
| Elección de dignatarios | Sí | Comisión de la asociación municipal de juntas |
| Aprobación de estatutos | Sí | Comisión de la asociación municipal de juntas |
| Decisión de asamblea sin quórum | Sí | Comisión de la asociación municipal de juntas |
| Remoción de un dignatario | Sí | Comisión de la asociación municipal de juntas |
| Desafiliación de un afiliado | Sí | Comisión de la propia junta y/o asociación |
| Decisión disciplinaria de la comisión | Sí, con condiciones | Asamblea general o asociación municipal |
| Acta de conciliación firmada voluntariamente | No directamente | Solo por incumplimiento |
Proceso 5
El proceso de depuración del libro de afiliados
La depuración del libro de afiliados es quizás el proceso más operativo que adelanta la comisión de convivencia y conciliación, y uno de los más necesarios para la salud institucional de la junta. Con el tiempo, el libro acumula personas que fallecieron, que se mudaron del territorio, que llevan años sin asistir o que incluso están registradas dos veces. Un libro de afiliados desactualizado es el origen de casi todos los problemas de quórum.
La depuración no es borrar nombres arbitrariamente: es un proceso con garantías para cada afiliado. La comisión, junto con el secretario, notifica a las personas cuya situación está en cuestión, les da la oportunidad de pronunciarse y, solo después de agotado ese proceso, actualiza el libro.
Una junta tiene 100 afiliados en el libro pero lleva tres asambleas seguidas sin alcanzar ni el quórum supletorio del 20%: en la primera fueron 14, en la segunda 16 y en la tercera 10. El presidente y el secretario identifican que muchos de los afiliados registrados se mudaron del barrio hace años y que varias personas aparecen inscritas dos veces con documentos distintos.
Actuación de la comisión: elabora el listado de los 60 afiliados en situación irregular, envía notificaciones a todos, recibe los descargos de 15 que explican sus ausencias por enfermedad o trabajo, actualiza la información de 8 que simplemente cambiaron de teléfono, y retira del registro a 37 que no respondieron o que claramente ya no viven en el territorio. El libro queda con 63 afiliados reales. Ahora el quórum supletorio del 20% son solo 13 personas: la junta puede volver a funcionar con normalidad.
Competencia adicional
El papel de la comisión en el proceso de remoción de dignatarios
Aunque la remoción de dignatarios es una decisión que corresponde exclusivamente a la asamblea general, la comisión de convivencia y conciliación juega un papel fundamental en el proceso previo. Cuando se presenta una solicitud de remoción —ya sea por parte del fiscal, de la directiva o del 10% de los afiliados— la comisión verifica que se cumplan los requisitos procesales y garantiza el debido proceso al dignatario implicado.
El proceso de remoción está establecido en el artículo 232158 del Decreto 501 de 2023 e incluye: notificación al dignatario, plazo para presentar descargos, audiencia ante la comisión y remisión del expediente a la asamblea general para la decisión final. Sin el paso por la comisión, la remoción puede ser impugnada por vicios de procedimiento.
La comisión de convivencia y conciliación trabaja con un insumo fundamental: los registros. Las actas de asamblea que muestran las decisiones cuestionadas, el libro de afiliados que determina quién tiene derechos, las actas de audiencias anteriores que demuestran el debido proceso. Si esos registros están en un libro físico deteriorado, retenido por un ex dignatario o simplemente extraviado, la comisión pierde su capacidad de actuar con autoridad. Cuando las actas están digitalizadas, la comisión puede verificar, comparar y sustentar sus decisiones con evidencia irrefutable — desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Gestión documental
El libro de actas de la comisión: cómo documentar cada audiencia correctamente
Cada actuación de la comisión de convivencia y conciliación debe quedar consignada en el libro de actas de la comisión, que es uno de los seis libros oficiales que exige la Ley 2166 de 2021. A diferencia de las actas de asamblea o directiva, las actas de la comisión tienen una estructura particular que debe incluir elementos específicos para cada tipo de proceso.
Límites del cargo
Lo que la comisión de convivencia y conciliación no puede hacer
Conocer los límites de la comisión es tan importante como conocer sus funciones. Cuando la comisión se extralimita en sus competencias, sus actuaciones pueden ser impugnadas y declaradas inválidas, lo que genera más conflicto del que buscaba resolver.
Responsabilidad de los conciliadores
¿Qué pasa cuando la comisión no ejerce sus funciones?
Una comisión de convivencia y conciliación inactiva es un problema tan grave para la junta como un tesorero que no lleva los libros. Cuando los conflictos no tienen un canal formal de resolución, escalan: llegan a la asamblea convertidos en confrontaciones, generan divisiones en la comunidad y pueden terminar en impugnaciones ante instancias superiores que paralizan a toda la organización.
Los conciliadores que no convocan, que no atienden las quejas presentadas, que no elaboran las actas de sus audiencias o que simplemente no asisten a las citaciones pueden ser objeto del mismo proceso de remoción que aplica para cualquier dignatario. La inacción de la comisión no es una opción neutral: es un incumplimiento con consecuencias para toda la junta.
Señales de que la comisión no está funcionando: llevan más de un período sin convocar audiencias, hay quejas presentadas que no han sido atendidas, el libro de actas de la comisión está en blanco o tiene solo una o dos actas en todo el período, los conflictos internos de la junta se están resolviendo directamente en asamblea sin el filtro de la comisión. Cualquiera de estas señales requiere una intervención urgente de la asamblea general.
Resumen ejecutivo
Todo lo que hacen los conciliadores de la JAC en un vistazo
Para la inducción de nuevos conciliadores y la evaluación periódica de la comisión, este es el mapa completo de sus responsabilidades según la Ley 2166 de 2021 y el Decreto 501 de 2023:
¿Su JAC ya gestiona sus procesos y actas digitalmente?
Conciliadores, fiscales y directivos trabajan con más autoridad cuando la evidencia documental está organizada, respaldada y siempre disponible.
