El tesorero de la JAC: orden, transparencia y cuentas claras
El tesorero es el responsable del manejo del dinero y los bienes de la junta de acción comunal. No es el dueño de los recursos ni puede manejarlos en solitario: es el custodio que los administra con rigor, los registra con exactitud y los rinde con transparencia ante toda la comunidad.
¿Por qué es tan determinante este cargo?
El tesorero: donde la confianza comunal se juega cada peso
En la junta de acción comunal, el dinero es escaso y la confianza es frágil. Un tesorero que no lleva los libros, que guarda los recursos en el bolsillo, que no conserva las facturas o que confunde los recursos de un convenio con la tesorería ordinaria puede destruir en semanas lo que la comunidad tardó años en construir. Por eso la Ley 2166 de 2021 y el Decreto Reglamentario 501 de 2023 son muy precisos en definir las obligaciones de este cargo.
El tesorero no trabaja solo. La norma es clara en exigir que el manejo de los recursos sea conjunto con el presidente: las cuentas bancarias deben tener firma compartida, los gastos deben ser autorizados por la directiva o la asamblea y cada peso que entra o sale debe quedar registrado con su soporte correspondiente. Las cuentas claras son la mejor protección para el tesorero, para la directiva y para toda la organización.
Función central
Custodia y administración responsable de los recursos y bienes de la JAC
La primera y más importante función del tesorero es ser el guardián de los recursos de la organización. Esto incluye el dinero en efectivo, los fondos en cuentas bancarias, los bienes muebles e inmuebles de la junta y cualquier otro activo que forme parte del patrimonio comunal. Custodiar no significa ser propietario: significa responder por esos recursos ante la asamblea general.
Esta custodia se ejerce a través de registros ordenados, soportes debidamente archivados y una rendición de cuentas periódica. El tesorero que no rinde cuentas, o que las rinde de manera informal y verbal, está incumpliendo una de sus obligaciones fundamentales y expone a toda la junta a cuestionamientos legales.
Error frecuente y grave: el tesorero guarda el dinero de la junta en su bolsillo o en su casa porque "es más fácil". Este comportamiento convierte los recursos comunales en fondos personales y expone al tesorero a procesos de responsabilidad civil y penal. Todo dinero de la JAC debe estar en la cuenta bancaria de la organización, no en manos de ningún dignatario.
Registro contable
El libro de tesorería: seis columnas que lo dicen todo
El libro de tesorería —también llamado libro de caja general— es el registro central de la vida financiera de la junta. No se trata de contabilidad empresarial compleja: es un libro de sumas y restas que cualquier persona con conocimientos básicos puede llevar, siempre que se haga de manera honesta, ordenada y con soporte para cada asiento.
Lo que sí exige la norma es que el libro exista, que esté actualizado y que refleje fielmente todos los movimientos de dinero. Quien quiera saber el estado financiero de la junta —el fiscal, un afiliado, la entidad de inspección— debe poder llegar al libro y leer en el último asiento cuánto dinero tiene disponible la organización.
| # | Fecha | Concepto | Soporte | Ingreso $ | Egreso $ | Saldo $ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 02/01/2026 | Cuota de sostenimiento — enero | Recibo 001 | 15.000 | — | 15.000 |
| 2 | 10/01/2026 | Alquiler salón comunal | Recibo 002 | 80.000 | — | 95.000 |
| 3 | 15/01/2026 | Pago servicio de energía eléctrica | Factura EPM | — | 32.000 | 63.000 |
| 4 | 20/01/2026 | Compra resma de papel y papelería | Fact. 0445 | — | 18.500 | 44.500 |
| 5 | 28/01/2026 | Pago aseo sede comunal | Recibo 003 | — | 12.000 | 32.500 |
| 6 | 31/01/2026 | Cuotas de sostenimiento pendientes | Recibo 004 | 10.000 | — | 42.500 |
| Saldo disponible en caja al cierre del período | 105.000 | 62.500 | 42.500 | |||
La columna más importante es la del saldo: es la que indica, en cualquier momento, cuánto dinero tiene la junta. El fiscal, los afiliados y la entidad de control solo necesitan mirar el último asiento de esa columna para saber el estado financiero de la organización. Si el saldo del libro no coincide con el extracto bancario ni con el efectivo disponible, hay un problema que debe ser resuelto de inmediato.
¿Qué es un "gasto" en la JAC? Gasto son las erogaciones por bienes o servicios que se consumen en el funcionamiento de la organización: resmas de papel, jabones, traperos, refrigerios, fotocopias, perifoneo. La directiva debe establecer un tope máximo hasta el cual el tesorero puede ejecutar gastos sin consultar nuevamente a la asamblea. Para gastos que superen ese tope, siempre se requiere autorización previa.
Control patrimonial
El libro de inventarios: registrar lo que tiene la junta para no perderlo
Además del libro de tesorería, el tesorero es responsable de mantener actualizado el libro de inventarios, donde se registran todos los bienes que forman parte del patrimonio de la junta de acción comunal. Este registro es fundamental porque permite saber exactamente con qué cuenta la organización, detectar pérdidas o deterioro y garantizar una entrega ordenada cuando cambia la directiva.
No hay excusa para no tener el inventario al día. No se requieren conocimientos contables avanzados: es un registro sencillo de descripción, cantidad, estado y valor aproximado de cada bien. Un bien sin registrar es un bien que puede "desaparecer" sin que nadie pueda reclamarlo.
| Bien | Cantidad | Estado | Valor unitario | Valor total |
|---|---|---|---|---|
| Televisor 42" | 2 | Bueno | $ 800.000 | $ 1.600.000 |
| Sillas plásticas | 60 | Bueno | $ 18.000 | $ 1.080.000 |
| Video beam | 1 | Regular | $ 1.500.000 | $ 1.500.000 |
| Carpas 4×4 m | 3 | Bueno | $ 600.000 | $ 1.800.000 |
| Computador portátil | 1 | Regular | $ 1.200.000 | $ 1.200.000 |
| Mesas plegables | 8 | Bueno | $ 120.000 | $ 960.000 |
| Equipo de sonido | 1 | Dañado | $ 900.000 | $ 900.000 |
El inventario debe actualizarse al menos una vez al año, y obligatoriamente cada vez que la directiva haga entrega formal del cargo al equipo entrante. La acta de entrega debe incluir el inventario completo, firmado por los dignatarios salientes y los entrantes, como constancia de que los bienes fueron recibidos a satisfacción o con las salvedades del caso.
Control de doble firma
La firma conjunta: la regla de oro del manejo financiero comunal
La norma es categórica: las cuentas bancarias de la junta de acción comunal deben manejarse con firma conjunta del tesorero y el presidente. No puede haber una cuenta donde solo firme el tesorero, ni una donde solo firme el presidente. Los dos son corresponsables y los dos deben suscribir cada transacción.
Esta exigencia no es una desconfianza hacia ninguno de los dos: es la protección de ambos. Si el tesorero firma solo y después aparece un faltante, no hay forma de determinar si lo autorizó otra persona. Si el presidente firma solo, está asumiendo una responsabilidad que le corresponde compartir. La doble firma es el mecanismo que hace que ninguno tenga que responder por decisiones que no tomó solo.
Ingresos propios
Recaudo y control de las cuotas de sostenimiento de los afiliados
Las cuotas de sostenimiento son uno de los pocos mecanismos de financiación propia con que cuenta la junta de acción comunal. Cuando los estatutos las contemplan, todos los afiliados están obligados a pagarlas. El tesorero es el responsable de recaudarlas, emitir el recibo correspondiente y registrar cada pago en el libro de tesorería.
En la práctica, las cuotas de sostenimiento se convierten en un "saludo a la bandera": quedan escritas en los estatutos pero nadie las cobra ni nadie las paga. Esta omisión tiene consecuencias directas: la junta queda sin recursos propios, depende completamente de convenios externos y su capacidad de acción es mínima. El tesorero debe llevar un control de quién ha pagado y quién no, y reportarlo a la directiva.
¿Qué puede hacer la junta con los afiliados morosos? Si un afiliado no paga la cuota de sostenimiento establecida en los estatutos, la comisión de convivencia y conciliación puede iniciar un proceso que podría terminar en la desafiliación. El tesorero debe reportar la morosidad a la directiva con el detalle del afiliado, el período adeudado y el valor. Esa comunicación escrita es el insumo que activa el proceso.
Gestión de convenios
Manejo de recursos de convenios: cuentas separadas y rendición total
Cuando la junta suscribe un convenio con una alcaldía, gobernación, entidad nacional o cualquier cooperante, los recursos recibidos deben manejarse de manera completamente separada de la tesorería ordinaria. No se pueden mezclar los recursos del convenio con los recursos propios de la junta. Esta separación no es solo una buena práctica: es una obligación que generalmente está incluida en el mismo convenio.
El tesorero debe abrir un registro independiente para cada convenio, llevar cuenta detallada de cada peso recibido y cada peso ejecutado, conservar todos los soportes de la contratación y presentar los informes financieros en los términos y plazos que exija el convenio. Al finalizar y liquidarse el convenio, solo los excedentes ingresan a la tesorería ordinaria de la junta.
El tesorero rinde cuentas ante la asamblea general. Para eso necesita que las actas que autorizaron cada gasto estén disponibles, localizables y verificables. Un libro físico deteriorado, con asientos tachados o retenido por un ex dignatario hace imposible esa rendición. Cuando las actas de asamblea y directiva están digitalizadas, el tesorero puede demostrar en segundos que cada gasto fue autorizado, que cada convenio fue aprobado y que cada decisión financiera tuvo el respaldo de la organización. La digitalización no reemplaza el libro físico: lo protege y lo hace útil de verdad.
Obligaciones con la DIAN
Las responsabilidades tributarias que el tesorero debe conocer
Las juntas de acción comunal no pagan impuesto sobre la renta. Esa es una ventaja importante. Pero sí tienen responsabilidades tributarias que el tesorero debe conocer y atender para evitar sanciones que pueden ser costosas para la organización.
Las grandes superficies son autorretenedoras: cuando la junta compra en almacenes de cadena como Home Center, Éxito o similares, la factura ya incluye la retención y dice "autorretenedor". En ese caso la JAC no debe practicar retención adicional. La obligación de retener aplica cuando se compra a proveedores locales: ferreterías del pueblo, talleres, papelerías o contratistas independientes.
Cambio de directiva
La entrega formal del cargo: cómo hacer el empalme de tesorería
Uno de los momentos más delicados en la vida financiera de la junta es el cambio de tesorero. Si la entrega no se hace de manera formal, documentada y verificada, el tesorero saliente queda expuesto a reclamaciones y el entrante no sabe en qué estado recibió los recursos. Un buen empalme protege a los dos.
Límites del cargo
Lo que el tesorero no puede hacer bajo ninguna circunstancia
Conocer los límites del cargo es tan importante como conocer las funciones. Estos son los comportamientos que el tesorero debe evitar y que, de producirse, generan responsabilidad personal y pueden desencadenar procesos disciplinarios, civiles o penales.
Resumen ejecutivo
Todas las funciones del tesorero de la JAC en un vistazo
Para facilitar la inducción de nuevos tesoreros y la evaluación de su gestión, aquí el compendio completo de sus responsabilidades según la normatividad comunal vigente:
¿Su JAC ya gestiona sus actas y documentos digitalmente?
Tesoreros, fiscales y directivos trabajan mejor cuando la información está organizada, respaldada y accesible para toda la junta.
