La Secretaría de las JAC: mucho más que tomar notas
El secretario es el notario interno de la junta de acción comunal. Custodia la memoria institucional, garantiza la legalidad de cada decisión y es el único dignatario con facultad de certificar la calidad de afiliado. Conozca en detalle cada una de sus funciones.
¿Por qué es tan importante?
El guardián de la memoria y la legalidad comunal
En muchas juntas de acción comunal se cree que el secretario simplemente "apunta lo que pasa en las reuniones". Nada más alejado de la realidad. Según la Ley 2166 de 2021 y el Decreto Reglamentario 501 de 2023, el secretario es el eje administrativo que da validez jurídica a cada acto de la organización: desde la inscripción de un nuevo afiliado hasta la aprobación de un convenio con la alcaldía.
Sin actas correctamente elaboradas, sin un libro de afiliados bien depurado y sin los archivos en orden, la junta queda expuesta a impugnaciones, pérdida de quórum y hasta la nulidad de decisiones que costaron meses de trabajo. Un buen secretario protege a toda la organización.
Función principal
Manejo, custodia y elaboración de los libros de actas
El artículo 65 de la Ley 2166 de 2021 establece con claridad los libros que debe custodiar el secretario. No se trata de una responsabilidad opcional: estos documentos son la prueba legal de que la junta existe, decide y actúa dentro de la norma.
Atención presidentes: los libros de secretaría están bajo la custodia exclusiva del secretario. El presidente no debe tomar ni retener estos libros. Si lo hace, esa situación se convierte en una causal válida para solicitar el reemplazo del libro ante la entidad de inspección, control y vigilancia.
Cómo elaborar un acta válida
Lo que toda acta debe contener para tener validez jurídica
No basta con escribir "nos reunimos y decidimos". Un acta sin los elementos mínimos puede invalidar decisiones importantes: la aprobación de un contrato, la elección de un dignatario o la modificación de estatutos. El secretario debe garantizar que cada acta contenga:
Control de asistencia
Recoger y verificar los listados de asistencia
Antes de iniciar cualquier reunión, el secretario debe pasar el listado de asistencia y verificar que cada persona presente estampe su firma. No basta con poner el nombre: la firma es la evidencia de que esa persona estuvo presente y puede ejercer su derecho al voto.
Este listado es el insumo principal para calcular el quórum. Si el listado dice 41 firmas y la junta tiene 80 afiliados, se alcanzó el quórum reglamentario y todas las decisiones del día son plenamente válidas. Si el listado dice 22 firmas, se debe esperar una hora y verificar si se completa el 30% decisorio. El secretario es el árbitro de ese proceso.
En acción comunal no existen las delegaciones: no es posible enviar a alguien en representación de un afiliado. Cada persona participa de manera libre, individual y presencial. El secretario debe rechazar cualquier intento de registrar firmas en nombre de terceros.
Gestión del padrón
Inscripción, actualización y depuración del libro de afiliados
El secretario es la única puerta de entrada a la junta de acción comunal. Cuando una persona quiere afiliarse, debe buscar al secretario, no al presidente. El presidente no afilia. La solicitud se hace por escrito, el secretario verifica que se cumplan los requisitos de ley y realiza el registro en el libro con todos los datos requeridos.
Requisitos para afiliarse a la JAC (Decreto 501 de 2023): ser persona natural, residir dentro del territorio de la junta, tener más de 14 años, no tener impedimentos estatutarios y presentar documento válido en Colombia: tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía o cédula de extranjería expedida por la Registraduría. También puede afiliarse el propietario de un establecimiento de comercio con registro en Cámara de Comercio con una antigüedad mínima de 6 meses.
La depuración del libro es uno de los procesos más importantes y más descuidados. Cuando la junta convoca asambleas y no logra el quórum ni siquiera supletorio en repetidas ocasiones, es una señal clara de que el libro de afiliados está desactualizado: hay personas que se mudaron, fallecieron o simplemente ya no tienen interés en la organización.
El secretario, junto con la comisión de convivencia y conciliación, debe adelantar el proceso de depuración: notificar por escrito a los afiliados inactivos, solicitar sus descargos y, tras el debido proceso, retirar del registro a quienes no cumplan las condiciones. Las causales de desafiliación incluyen: renuncia voluntaria, fallecimiento, cambio de residencia fuera del territorio, inasistencia injustificada a tres o más asambleas y duplicidad de registros.
Potestad certificadora
Solo el secretario certifica — no el presidente
Este es uno de los puntos que más confusión genera en las juntas de acción comunal. El secretario es el único dignatario con facultad de expedir certificaciones. El presidente no tiene esa potestad y no debe firmar certificados de ningún tipo a nombre de la junta.
¿Sobre qué puede certificar el secretario? Únicamente sobre la calidad de afiliado o no afiliado de una persona. Si alguien solicita que la junta certifique la tenencia o posesión de un bien inmueble, el secretario —y la junta en general— no tiene competencia para hacerlo. Esa es función de notarías, registros públicos o autoridades competentes.
Caso frecuente: algunas entidades financieras le exigen al presidente de la JAC que certifique la sana posesión de un predio veredal. El presidente no debe hacerlo porque no tiene esa facultad. El secretario sí puede expedir una certificación, pero únicamente indicando si la persona está o no inscrita como afiliada en el libro de la junta. Nada más.
Gestión documental
Archivo, correspondencia y convocatorias
El secretario es el responsable del archivo institucional de la junta. Toda la documentación que produce o recibe la organización —solicitudes de afiliación, comunicados de la alcaldía, circulares de la federación, actas de entrega de recursos— debe quedar bajo su custodia, organizada y disponible para consulta.
En lo que respecta a las convocatorias, el proceso es claro: el presidente ordena la convocatoria (define la fecha, el lugar y el orden del día), pero el secretario la ejecuta: elabora y publica las carteleras, envía los mensajes al grupo de WhatsApp, gestiona el perifoneo y emplea todos los medios disponibles para garantizar que los afiliados estén informados con suficiente anticipación.
Este reparto de tareas no es un simple formalismo: si el presidente convoca sin pasar por el secretario, o si el secretario convoca sin autorización del presidente, se puede impugnar la validez de la asamblea resultante. Los dos roles son interdependientes y deben actuar coordinados.
Situaciones especiales
Cuando el secretario no cumple sus funciones
Si el secretario no asiste de forma reiterada a las reuniones de directiva y de asamblea, el presidente debe actuar con un proceso claro y documentado. No basta con llamarle la atención verbalmente: cada comunicación debe ser por escrito y quedar archivada, pues esas cartas serán la prueba ante la asamblea general si se inicia un proceso de remoción del cargo.
Los libros físicos de actas son obligatorios por ley, pero su único respaldo contra pérdidas, deterioro, inundaciones o hurtos es una copia digital. Una junta de 30 años puede perder décadas de historia comunal en un solo incidente. Digitalizar las actas no reemplaza el libro físico: lo protege, lo hace consultable y lo pone al servicio de toda la comunidad.
Ciclo de vida del libro
Cuándo y cómo reemplazar un libro de registro
Los libros de registro no se reemplazan por capricho ni por conveniencia. El Decreto Reglamentario 501 de 2023 establece las únicas causales válidas para solicitar la sustitución de un libro ante la entidad de inspección, control y vigilancia:
Si un dignatario retiene un libro sin entregar a su sucesor, esa circunstancia debe reportarse formalmente ante la entidad de inspección para que se autorice el nuevo libro y se adelante la investigación correspondiente. Ningún ex dignatario puede retener el patrimonio documental de la organización.
Resumen ejecutivo
Todas las funciones del secretario en un vistazo
Para facilitar la capacitación de nuevos secretarios y la evaluación de su gestión, aquí un resumen completo de sus responsabilidades según la Ley 2166 de 2021 y el Decreto 501 de 2023:
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