La Asamblea General es la máxima autoridad de la JAC y la conforman todos los afiliados inscritos en el libro de registro. Todas las decisiones importantes de la organización deben tomarse en este espacio, con los quórums establecidos por la ley y los estatutos. Ningún directivo, por sí solo, tiene autoridad para actuar sin el respaldo de la Asamblea en los asuntos de mayor trascendencia.

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  Constituir y disolver la JAC: Decretar la constitución de la organización (mínimo 50 afiliados en zona urbana o 20 en zona rural) y también su disolución. Ambas decisiones requieren quórum de la mitad más uno.
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  Elegir y remover dignatarios: Nadie puede imponer quién será presidente, tesorero u otro dignatario. Es facultad exclusiva de la Asamblea elegirlos y, si hay causas justificadas, removerlos mediante el proceso establecido en el Decreto 501 (Artículo 2.3.2.158).
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  Aprobar y actualizar los estatutos: Los estatutos son la norma interna de la organización. Su aprobación o modificación requiere quórum reglamentario (mitad más uno). No puede hacerse con quórum supletorio.
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  Aprobar presupuestos y planes de trabajo: Toda decisión sobre los recursos de la JAC para el año siguiente — asignaciones, inversiones, prioridades — debe aprobarse en Asamblea General.
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  Conocer y aprobar informes de gestión: La Asamblea es quien da el visto bueno a los informes de tesorería, de directiva y de cualquier otro dignatario. Sin este aval, los informes no tienen validez formal.
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  Conocer los contratos y convenios: El presidente no puede firmar convenios a espaldas de la organización. La Asamblea debe estar enterada de todo contrato o alianza que suscriba el representante legal en nombre de la JAC.
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  Decidir sobre bienes inmuebles: Cualquier decisión sobre bienes raíces de la JAC requiere quórum de mitad más uno. No puede tomarse con quórum supletorio.
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  Afiliación a organismos de segundo grado: La decisión de vincularse a la Asociación Municipal de Juntas también requiere quórum reglamentario y no puede delegarse a la directiva.
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  Crear comisiones de trabajo: La creación de nuevas comisiones de trabajo debe aprobarse en Asamblea con quórum de mitad más uno.

El presidente es el representante legal de la JAC: firma documentos, celebra contratos y convenios, y actúa en nombre de la organización ante terceros. Su función principal es liderar y ejecutar las decisiones tomadas por la Asamblea. No actúa solo — requiere el respaldo de la Asamblea y debe trabajar coordinadamente con el tesorero en el manejo de los recursos.

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  Representar legalmente a la JAC: Firma documentos, contratos y convenios en nombre de la organización, siempre con autorización previa de la Asamblea General.
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  Convocar las asambleas: Tiene la obligación de citar a la Asamblea General. Si algún directivo, el fiscal o el 10% de los afiliados lo requieren por escrito, tiene 5 días calendario para convocar; si no lo hace, pierde esa facultad y quien lo solicitó asume la convocatoria.
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  Ejecutar las decisiones de la Asamblea: Todo lo que la Asamblea decida, el presidente lidera su ejecución junto con la directiva. No puede tomar decisiones por su cuenta en asuntos que corresponden a la Asamblea.
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  Manejo conjunto de recursos con el Tesorero: La cuenta bancaria de la JAC debe ser de firma compartida con el tesorero. No se debe permitir que ninguno de los dos maneje los recursos de forma unilateral.
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  Primer delegado en la Asociación Municipal: Por derecho propio, el presidente representa a la JAC en la Asociación Municipal de Juntas de Acción Comunal.
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  Ordenar la convocatoria a reuniones: Decide cuándo se realizan las asambleas y directivas, e instruye al secretario para que haga la notificación formal a los afiliados.

El vicepresidente no es un cargo decorativo. Su rol principal es ser el coordinador y animador de todas las comisiones de trabajo, el corazón operativo de la JAC. Además, es quien toma el timón de la organización cuando el presidente falta temporal o definitivamente. Una directiva que entiende y aprovecha este cargo multiplica la capacidad de trabajo de la junta.

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  Coordinar las comisiones de trabajo: Es el líder que vigila, orienta y anima a todas las comisiones de trabajo. Debe conocer en qué trabaja cada una, apoyarlas y garantizar que cumplan sus objetivos dentro de la JAC.
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  Proponer la creación de nuevas comisiones: Si identifica áreas de trabajo que la JAC necesita atender y no existen comisiones para ello, puede proponer a la Asamblea su creación.
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  Reemplazar al presidente en ausencias temporales: Cuando el presidente no puede asistir a reuniones o cumplir sus funciones momentáneamente, el vicepresidente asume esas responsabilidades.
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  Asumir el liderazgo en ausencia definitiva del presidente: Si el presidente renuncia, fallece o es removido, el vicepresidente asume el mando inmediatamente. Debe convocar a la Asamblea General, informar la situación y adelantar el proceso de elección del nuevo presidente, incluyendo la conformación del tribunal de garantías.
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  Evaluar la estructura interna tras cambios: Cuando se produce una vacante en la directiva, el vicepresidente debe revisar si existen otras ausencias que requieran ajustes (fiscal, conciliadores, coordinadores) e iniciar los procesos pertinentes.

El tesorero es el responsable del manejo del dinero y los bienes de la JAC. Su trabajo es garantizar que todos los ingresos y egresos queden debidamente registrados, soportados y auditables. Un buen tesorero lleva los libros al día, exige las facturas correspondientes y maneja las cuentas siempre de forma conjunta con el presidente.

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  Llevar el libro de tesorería (caja general): Registrar de manera ordenada y cronológica todos los ingresos y egresos. Cada movimiento debe tener su soporte: facturas, recibos y comprobantes de pago. El saldo en caja debe reflejar exactamente el dinero disponible.
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  Llevar el libro de inventarios: Registrar todos los bienes y activos de la JAC: sillas, equipos, carpas, inmuebles y cualquier bien de propiedad de la organización. Debe indicar cantidad, estado y valor de cada elemento.
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  Manejo conjunto de cuentas bancarias: Las cuentas de ahorro o corrientes de la JAC deben ser de firma compartida con el presidente. Ninguno de los dos puede operar la cuenta de manera unilateral.
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  Recaudar las cuotas de sostenimiento: Si los estatutos contemplan cuotas de sostenimiento para los afiliados, el tesorero es responsable de recaudarlas y registrarlas. Este ingreso debe quedar reflejado en el libro de caja.
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  Presentar informes de tesorería en Asamblea: Debe rendir cuentas claras ante la Asamblea General sobre el estado financiero de la JAC: ingresos, egresos, saldos y movimientos del período.
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  Exigir que las facturas estén a nombre de la JAC: Toda compra de bienes o servicios con recursos de la organización debe estar facturada a nombre de la JAC, no del presidente ni del tesorero. Esto garantiza transparencia y evita malos manejos.
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  Aplicar la retención en la fuente cuando corresponda: Si la JAC realiza compras superiores al monto establecido por la DIAN (aprox. $170.000 COP), debe aplicar la retención en la fuente al proveedor, reportarla y pagarla. Se recomienda asesoría de un contador titulado.

El secretario actúa como el notario de la JAC: da fe de lo que ocurre en reuniones y asambleas, administra el registro de afiliados, guarda el archivo institucional y garantiza que todo quede documentado. Su trabajo riguroso es la base de la legalidad y la transparencia de la organización.

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  Manejar los libros de actas: Tiene bajo su custodia y responsabilidad el libro de actas de Asamblea General, el libro de actas de Directiva y (normalmente) el libro de actas de la Comisión de Convivencia y Conciliación. Cada acta debe tener número consecutivo, lugar, fecha, convocante, número de asistentes y desarrollo de la reunión.
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  Recoger y custodiar los listados de asistencia: En cada reunión debe verificar que cada asistente estampe su firma. Sin firma, no hay evidencia de asistencia. Estos listados son determinantes para verificar el quórum.
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  Administrar el archivo y la correspondencia: Toda la documentación de la JAC — solicitudes, comunicaciones, resoluciones, convocatorias — está bajo su cargo. Debe mantener el archivo organizado y accesible.
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  Recibir las solicitudes de afiliación: La persona que desea afiliarse a la JAC debe buscar al secretario, no al presidente. Una vez recibida la solicitud, el secretario hace el registro en el libro de afiliados con todos los datos requeridos (nombre, documento, edad, dirección, teléfono, ocupación, comisión de trabajo, firma).
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  Depuración del libro de afiliados: Junto con la Comisión de Convivencia y Conciliación, debe adelantar el proceso de actualización del padrón: notificar a quienes no asisten, recibir descargos, retirar a quienes fallecieron, cambiaron de residencia o renunciaron.
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  Certificar la calidad de afiliado: El secretario es el único que puede expedir certificaciones en la JAC, y únicamente sobre si una persona está o no afiliada a la organización. No certifica sobre propiedades, posesiones u otras situaciones ajenas al padrón.
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  Ejecutar la convocatoria a reuniones: Cuando el presidente decide realizar una asamblea, el secretario es quien notifica: carteleras, mensajes de WhatsApp, correos electrónicos, perifoneo u otros medios disponibles en la comunidad.
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  Firmar las actas junto con el presidente: Las actas adquieren validez legal con la firma del presidente y el secretario que actuaron en la reunión. La firma se hace en la siguiente asamblea, después de dar lectura al acta y que sea aprobada por los asistentes.

La Fiscalía es el órgano de vigilancia y control de la JAC. Su función es velar porque todas las actuaciones de los dignatarios y afiliados se realicen conforme a lo establecido en los estatutos y en la Ley 2166. Actúa de manera independiente de la directiva, lo que le permite ejercer su control sin conflictos de interés.

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  Vigilar el cumplimiento de los estatutos y la ley: Supervisa que todas las decisiones, actos y procedimientos de los dignatarios y afiliados se ajusten al marco legal y a las normas internas de la organización.
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  Solicitar convocatorias al presidente: Si el fiscal considera que la JAC necesita reunirse y el presidente no actúa, puede requerirlo por escrito para que convoque. Junto con el 10% de los afiliados o cualquier miembro de la directiva, tiene esta facultad.
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  Emitir informes de control ante la Asamblea: El fiscal rinde sus propios informes de gestión en la Asamblea General, reportando el estado del cumplimiento estatutario y legal de la organización.
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  Revisar el estado de los libros y recursos: Puede revisar en cualquier momento el libro de tesorería, los inventarios y demás documentos de la JAC para verificar su correcto manejo.

La Comisión de Convivencia y Conciliación no resuelve los conflictos por decreto: los aborda buscando consensos, acuerdos y soluciones que permitan la convivencia armónica entre los miembros. Es un espacio de diálogo, no de sanción unilateral. Adelanta cinco tipos de procesos: declarativo, conciliatorio, disciplinario, de impugnación y de remoción de dignatarios.

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  Dirimir conflictos internos: Atiende disputas entre dignatarios, entre dignatarios y afiliados, o entre los mismos afiliados. Convoca a las partes, escucha sus versiones y busca acuerdos.
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  Depuración del libro de afiliados: Junto con el secretario, adelanta el proceso formal de actualización del padrón: notificaciones, solicitud de descargos y retiro de quienes no cumplen los requisitos de afiliación.
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  Procesos de remoción de dignatarios: Es la instancia que tramita los procesos de remoción de directivos que incumplan sus obligaciones, conforme al Artículo 2.3.2.158 del Decreto 501 de 2023, garantizando el debido proceso.
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  Recibir impugnaciones de elecciones: Cuando hay irregularidades en un proceso electoral, los afiliados que participaron pueden presentar una impugnación ante esta comisión dentro de los 10 días hábiles siguientes a la elección.
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  Levantar actas de cada audiencia: Cada diligencia debe quedar registrada en el libro de actas de la comisión, con el asunto tratado, las partes convocadas, el desarrollo de la audiencia, los acuerdos o decisiones y las firmas correspondientes.

Las comisiones de trabajo son donde realmente se trabaja en la JAC. Todo afiliado debe estar inscrito en al menos una comisión, idealmente afín a su ocupación o intereses. El primer deber del afiliado según el Artículo 26 (literal a) de la Ley 2166 es precisamente estar inscrito en un comité de trabajo. El vicepresidente las coordina.

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  Comisión de Obras e Infraestructura: Gestiona las necesidades físicas del barrio o vereda: vías, parques, salón comunal, alumbrado. Ideal para ingenieros, arquitectos, maestros de obra.
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  Comisión de Deportes y Recreación: Organiza eventos deportivos, ligas barriales, actividades de recreación para la comunidad. Ideal para deportistas y promotores de actividad física.
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  Comisión de Salud: Gestiona brigadas de salud, jornadas de vacunación, campañas preventivas. Ideal para profesionales de la salud, enfermeros, promotores.
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  Comisión de Medio Ambiente y Gestión del Riesgo: Atiende situaciones ambientales, desastres naturales y emergencias. La Ley 2166 permite también crear una comisión accidental de desastres cuando se requiera para recibir recursos de emergencia del municipio o la gobernación.
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  Otras comisiones según necesidades: La JAC puede crear las comisiones que su realidad comunitaria requiera (educación, cultura, seguridad, etc.), siempre con aprobación de la Asamblea General.

Los delegados son el órgano de representación de la JAC ante la Asociación Municipal de Juntas, que es el organismo de segundo grado. Su función es articular la voz de la junta con el nivel municipal, pero no son miembros de la directiva y, por tanto, no participan en las decisiones directivas a menos que los estatutos lo contemplen expresamente.

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  Representar a la JAC en la Asociación Municipal: Participan en las asambleas y decisiones de la Asociación Municipal de Juntas, llevando y trayendo la voz de su comunidad.
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  Informar a la JAC sobre las decisiones del organismo superior: Deben mantener informada a su junta sobre lo que ocurre en el nivel municipal y los acuerdos que allí se adopten.