📬 Módulo Digital · JAC2026 · Juntas de Acción Comunal
Módulo de Gestión de Correspondencia
Radique y archive toda la correspondencia de la junta — la que llega y la que sale, interna y externa — con número de radicado, fecha y soporte digital. Los afiliados pueden ver qué escribe y qué responde su JAC. Transparencia total, confianza real.
Correspondencia registrada y radicada · evidencia para los afiliados
Radicados con número y fecha oficial
Transparencia ante los afiliados
El Módulo de Gestión de Correspondencia resuelve un problema frecuente en las juntas de acción comunal: la correspondencia llega, se responde y se archiva en carpetas físicas que nadie consulta — o peor, que se pierden. Los afiliados no saben qué comunica la junta ni qué respuestas recibe o envía.
Con este módulo, el administrador radica cada documento con número consecutivo y fecha, ya sea una comunicación que llega desde una entidad externa, una respuesta que la junta envía, o circulares internas entre la directiva. Toda esa correspondencia queda registrada digitalmente y los afiliados pueden consultarla desde su cuenta de usuario, fortaleciendo la confianza y la transparencia de la gestión.
Entrada y salida radicada
Con número de radicado
Visible para los afiliados
4Tipos de correspondencia
N°Radicado consecutivo
100%Trazable y auditable
Tipos de correspondencia que se radican
Todo lo que llega y todo lo que sale, registrado sin excepción
El módulo cubre los cuatro flujos de correspondencia que maneja una junta de acción comunal. Cada tipo tiene su propio radicado, su propia numeración y su propio registro, para que el archivo sea siempre claro y fácil de consultar.
📥 Correspondencia de Entrada Externa
Documentos, oficios y comunicados que llegan a la JAC desde entidades públicas, privadas u organizaciones externas. Se radican al momento de recibirlos.
Ej: Oficio de la Alcaldía sobre aprobación de proyecto · Circular de la Gobernación · Invitación de entidad aliada
📤 Correspondencia de Salida Externa
Comunicados, derechos de petición, solicitudes y oficios que la JAC envía hacia entidades externas. Se radican antes o al momento del envío.
Ej: Derecho de petición ante la Secretaría de Obras · Solicitud de convenio · Respuesta formal a una entidad
📋 Correspondencia Interna
Circulares, memorandos y comunicados que circulan dentro de la junta — entre dignatarios, comités o instancias internas. Quedan en el registro oficial de la JAC.
Ej: Circular a los vocales · Memorando al tesorero · Convocatoria interna de directivos
↩ Respuestas a Correspondencia Recibida
Respuestas formales que la JAC emite ante comunicaciones o requerimientos recibidos, vinculadas al radicado de entrada original para mantener el hilo completo.
Ej: Respuesta al oficio de la Alcaldía · Contestación a queja de afiliado · Acuse de recibo formal
Así se ve el registro
Panel de radicados · archivo digital de correspondencia
Cada documento radicado tiene su número consecutivo, el tipo de correspondencia, el remitente o destinatario, el asunto y la fecha. El archivo crece con cada nueva comunicación y puede consultarse con filtros por tipo, fecha o número de radicado.
Libro de Correspondencia · JAC 2026
38 radicados · 2026
Entrada ext.
Alcaldía Municipal · Secretaría de Planeación
Aprobación del proyecto de mejoramiento del parque principal
Recibido: 15 mar 2026 · Medio: físico · Pendiente respuesta
E-038Entrada ext.
Salida ext.
Para: Empresa de Servicios Públicos
Derecho de petición — revisión red eléctrica sector nor-oriental
Enviado: 12 mar 2026 · Medio: correo certificado · Con soporte digital
S-037Salida ext.
Respuesta
Para: ICBF · Regional · Responde a: E-031
Respuesta a solicitud de ampliación de cupos — jardín comunitario
Enviado: 10 mar 2026 · Vinculado al radicado E-031 del 20 feb 2026
S-036Respuesta
Interna
Presidenta JAC · Para: todos los dignatarios
Circular de convocatoria a reunión extraordinaria de directivos — 18 mar
Fecha: 08 mar 2026 · Medio: digital · Acuse recibido: 8/8
I-035Interna
Entrada ext.
Gobernación Departamental · Secretaría de Desarrollo
Invitación a capacitación de líderes comunales — abril 2026
Recibido: 05 mar 2026 · Medio: correo electrónico · Respondido
E-034Entrada ext.
Salida ext.
Para: Secretaría de Salud Municipal
Solicitud de jornada de vacunación gratuita para la comunidad
Enviado: 28 feb 2026 · Medio: radicado presencial · Con respuesta
S-033Salida ext.
¿Qué hace el módulo?
Del papel al archivo digital: correspondencia organizada, radicada y visible
El módulo convierte la gestión de correspondencia en un proceso profesional, ordenado y transparente. Cada comunicación tiene su número, su soporte, su historial y su estado. Los afiliados acceden al registro desde su cuenta y ven con sus propios ojos la gestión de su junta.
Número de Radicado Automático
Cada correspondencia recibe un número consecutivo único al momento de registrarla. El sistema lleva los contadores de entrada, salida e interna por separado.
Carga del Documento Digital
Se adjunta el documento en formato digital (PDF, imagen o foto del físico) para que quede archivado junto al radicado y sea consultable en cualquier momento.
Vinculación de Respuestas
Las respuestas se vinculan al radicado de entrada original. El sistema muestra el hilo completo: la comunicación recibida y su respuesta oficial, enlazadas.
Estado de Cada Radicado
Cada correspondencia tiene un estado: recibida, en trámite, respondida o archivada. El administrador actualiza el estado y los afiliados ven el seguimiento en tiempo real.
Transparencia para el Afiliado
Los afiliados consultan el libro de correspondencia desde su cuenta de usuario. Ven quién escribe a la junta, qué piden y qué responde. Confianza construida con hechos.
Búsqueda y Filtros Avanzados
Busque por número de radicado, remitente, asunto, fecha o tipo de correspondencia. Encuentre cualquier documento en segundos sin revisar carpetas físicas.
Historial Institucional
El libro de correspondencia acumula años de comunicaciones de la junta. Es un archivo histórico que evidencia toda la actividad institucional ante cualquier auditoría.
Estadísticas de Correspondencia
El panel muestra cuánta correspondencia entra, cuánta sale, cuánto se responde y en qué tiempos. La junta demuestra con datos su nivel de gestión comunicativa.
¿Cómo funciona?
Del documento recibido al radicado visible para los afiliados
Radicar una correspondencia toma menos de dos minutos. El administrador completa los datos básicos, adjunta el soporte digital y el sistema asigna automáticamente el número de radicado. El afiliado lo ve al instante en el libro de correspondencia de su portal.
1
Llega o se genera una correspondencia
Un oficio de la Alcaldía, una solicitud de un afiliado, una carta que la junta redacta, una circular interna — cualquier comunicación que debe quedar registrada activa el proceso de radicación.
2
El administrador completa el formulario de radicación
Selecciona el tipo (entrada externa, salida externa, interna o respuesta), registra el remitente o destinatario, el asunto, la fecha, el medio de envío o recepción y adjunta el soporte digital del documento.
3
El sistema asigna el número de radicado automáticamente
Se genera un número consecutivo según el tipo de correspondencia (E-XXX para entrada, S-XXX para salida, I-XXX para interna). Si es respuesta a una entrada previa, queda vinculada al radicado original.
4
✅ El radicado queda visible para todos los afiliados
El documento radicado aparece en el libro de correspondencia accesible desde el portal de cada afiliado activo. La junta no tiene secretos: los afiliados ven qué recibe, qué solicita y qué responde su organización. Eso es transparencia.
Información que captura cada radicado
Un expediente completo por cada pieza de correspondencia
Datos generales
Número de radicado (automático)
Tipo de correspondencia
Fecha de recepción o envío
Medio (físico / correo / digital)
Estado actual del radicado
Remitente y destinatario
Nombre de la entidad o persona
Cargo o dependencia
Correo o dirección de contacto
Número propio de radicado externo
Documento adjunto
Asunto de la correspondencia
Resumen o extracto del contenido
Soporte digital (PDF o imagen)
Foto del documento físico
Seguimiento y respuesta
Vinculación a radicado relacionado
Fecha límite de respuesta
Notas de seguimiento
Fecha y número del radicado respuesta
Vista del administrador
Panel de gestión con estadísticas del libro de correspondencia
El administrador tiene una visión completa del estado de toda la correspondencia: cuánta entra, cuánta sale, cuánto se responde y cuáles están pendientes de gestión. La junta demuestra con cifras su actividad institucional.
Panel de Administrador · Gestión de Correspondencia · 2026
Radicados este año
38
↑ 7 este mes
Por tipo
Entrada 32%
Salida 30%
Interna 20%
Respuesta 18%
Tasa de respuesta
82%
De entradas respondidas
Pendientes de respuesta
4
Entradas sin responder
Entidades contactadas
11
En lo que va del año
Historial total
214
Radicados desde el inicio
Lo que incluye el módulo
Funcionalidades del módulo de Gestión de Correspondencia
Radicado de entrada externa
Radicado de salida externa
Correspondencia interna
Radicado de respuestas
Numeración automática
Soporte digital adjunto
Vinculación entrada-respuesta
Estado del radicado
Seguimiento por documento
Visible para el afiliado
Búsqueda y filtros
Historial institucional
Panel con estadísticas
Exportar listado PDF
Alertas de vencimiento
Respaldo diario en la nube
«Una junta que registra su correspondencia demuestra que no tiene nada que ocultar. Cada radicado es un testimonio de gestión, de responsabilidad y de respeto por los afiliados que la eligieron.»
¿Lista su JAC para llevar su correspondencia de forma profesional?
Contáctenos y le mostramos cómo funciona el módulo de Gestión de Correspondencia
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