Asocomunal S.A.S. (en adelante, «Asocomunal» o «la Empresa») es una sociedad constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, operadora del sitio web www.asocomunal.org y de la plataforma digital accesible en app.asocomunal.org (en adelante, «la Plataforma»), herramienta tecnológica diseñada exclusiva y específicamente para la gestión administrativa, documental y comunitaria de las Juntas de Acción Comunal (JAC) colombianas y sus organismos de integración.

• Plataforma: sistema de información en la nube accesible en app.asocomunal.org, que provee a las JAC herramientas digitales para su gestión administrativa, documental y comunitaria.
• Usuario / Junta: Junta de Acción Comunal legalmente reconocida, así como sus dignatarios y afiliados, que se registran y hacen uso de la Plataforma.
• Administrador de la JAC: persona natural designada por la junta como responsable del acceso y gestión de la cuenta en la Plataforma; generalmente el representante legal o el fiscal.
• Afiliado: persona natural debidamente afiliada a la JAC usuaria, cuya información es registrada por el administrador en el módulo correspondiente.
• Plan de afiliación: modalidad de suscripción contratada por la JAC, que determina los módulos, funcionalidades y condiciones de uso disponibles (FREE, BÁSICO, ESTÁNDAR, PREMIUM).
• Módulo: herramienta digital específica contenida en la Plataforma, correspondiente a uno de los libros reglamentarios o complementarios de la JAC (afiliados, inventario, tesorería, actas, conciliación, documentos legales, entre otros).
• Periodo de gracia / Plan FREE: período de doce (12) meses durante el cual asocomunal.org presta el servicio de manera gratuita a la JAC recién registrada.
• Cuenta: credenciales de acceso (usuario y contraseña) asignadas a la JAC y a cada uno de sus usuarios registrados en la Plataforma.
• Datos personales, tratamiento, titular y responsable: se entenderán conforme a las definiciones de la Ley 1581 de 2012.
• SIC: Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad de protección al consumidor y de datos personales en Colombia.

Los presentes Términos y Condiciones regulan la relación jurídica entre Asocomunal S.A.S. y las Juntas de Acción Comunal, sus dignatarios y afiliados, respecto del acceso, uso y aprovechamiento de la Plataforma digital asocomunal.org.

Asocomunal.org es una plataforma de gestión administrativa comunal, desarrollada para apoyar el cumplimiento de las obligaciones legales establecidas en la Ley 2166 de 2021 y su decreto reglamentario, en particular el deber de llevar y mantener actualizados los libros reglamentarios de la Junta de Acción Comunal.

Asocomunal no es una entidad pública, no pertenece al gobierno y no es un organismo de acción comunal. Es un proveedor privado de servicios tecnológicos para el sector comunal colombiano, sin vínculo orgánico con la Confederación Nacional de Acción Comunal ni con ninguna federación o asociación comunal.

El registro de la Junta de Acción Comunal en la Plataforma implica la aceptación previa, expresa e irrevocable de la totalidad de los presentes Términos y Condiciones, así como de la Política de Tratamiento de Datos Personales de asocomunal.org, disponible en www.asocomunal.org/privacidad.

La persona que realice el registro en nombre de la JAC declara y garantiza: (i) ser mayor de 18 años; (ii) actuar en representación legal o con autorización expresa de la Junta de Acción Comunal; (iii) contar con las facultades suficientes para vincular a la JAC a los presentes términos.

Asocomunal.org es un sistema integral de gestión digital para Juntas de Acción Comunal. Ofrece los siguientes módulos y funcionalidades:

La disponibilidad de cada módulo depende del plan de afiliación contratado por la JAC, conforme a lo establecido en el artículo 6.° de los presentes Términos y Condiciones.

Asocomunal.org ofrece cuatro (4) planes de afiliación, diseñados para adaptarse al tamaño, necesidades y capacidad económica de cada Junta de Acción Comunal. Los planes se contratan por periodo mensual o anual y se renuevan automáticamente salvo que el usuario manifieste lo contrario con al menos cinco (5) días de anticipación al vencimiento.

Las tarifas exactas, condiciones de descuento por pago anual y beneficios detallados de cada plan se encuentran publicados en www.asocomunal.org/planes y podrán ser actualizados por Asocomunal conforme al artículo 20 de los presentes Términos.

El Plan FREE constituye una oferta de bienvenida con la que Asocomunal.org busca facilitar la digitalización de las JAC sin costo inicial. Sus condiciones específicas son:

Para acceder a la Plataforma, la JAC debe completar el proceso de registro disponible en app.asocomunal.org/registrocomunal.php, proporcionando información veraz, completa y actualizada.

• Cada JAC puede tener una (1) única cuenta en la Plataforma, identificada por el NIT o código de registro de la junta. La creación de cuentas duplicadas está prohibida y podrá dar lugar a la cancelación de todas las cuentas asociadas.
• El administrador de la JAC es responsable de mantener las credenciales de acceso en confidencialidad. Asocomunal no asume responsabilidad por el uso no autorizado de la cuenta derivado de la negligencia en la custodia de las credenciales.
• Cualquier uso no autorizado de la cuenta debe ser reportado de inmediato al correo legal@asocomunal.org.
• Asocomunal se reserva el derecho de verificar la autenticidad del registro exigiendo el número de reconocimiento o resolución de la JAC, la cédula del representante legal u otros documentos que estime necesarios.

En virtud de la aceptación de los presentes Términos y Condiciones, la JAC usuaria y su administrador se obligan a:

• Ingresar datos verídicos, exactos y actualizados al momento del registro y durante el uso de la Plataforma.
• Obtener la autorización de los titulares (afiliados) antes de registrar sus datos personales en los módulos de la Plataforma, de conformidad con la Ley 1581 de 2012.
• Usar la Plataforma exclusivamente para finalidades relacionadas con la gestión legítima de la Junta de Acción Comunal, en cumplimiento de la Ley 2166 de 2021.
• Pagar oportunamente las tarifas correspondientes al plan contratado, una vez vencido el período gratuito o desde la contratación de un plan de pago.
• Abstenerse de compartir las credenciales de acceso con personas no autorizadas ni con otras organizaciones.
• Abstenerse de utilizar herramientas automatizadas, bots o scripts para extraer datos masivamente de la Plataforma.
• Abstenerse de intentar acceder a módulos, cuentas o datos de otras JAC registradas en la Plataforma.
• Abstenerse de reproducir, copiar, distribuir, modificar o crear obras derivadas del software, el diseño o los contenidos de la Plataforma sin autorización expresa y escrita de Asocomunal.
• Abstenerse de realizar conductas que atenten contra la disponibilidad, integridad o seguridad de la Plataforma (ataques DDoS, inyección de código malicioso, entre otros).
• Notificar a Asocomunal cualquier incidente de seguridad que afecte la cuenta o los datos de la JAC.
• Tratar con respeto al equipo de soporte de Asocomunal en todas las comunicaciones.
• Mantener actualizada la información de contacto (correo electrónico, teléfono) del administrador de la JAC para recibir notificaciones importantes sobre el servicio.

En virtud de los presentes Términos y Condiciones, Asocomunal S.A.S. se compromete a:

• Prestar el servicio conforme al plan contratado por la JAC y mantener los módulos contratados en condiciones adecuadas de funcionamiento.
• Informar con anticipación mínima de treinta (30) días calendario cualquier cambio sustancial en las tarifas o en los módulos incluidos en los planes.
• Proteger los datos personales de los usuarios y afiliados de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y la Política de Tratamiento de Datos de asocomunal.org.
• Realizar respaldos (backups) diarios de la información almacenada en la Plataforma.
• Notificar a las JAC sobre mantenimientos programados con al menos cuarenta y ocho (48) horas de anticipación.
• Atender los reportes de fallas y solicitudes de soporte dentro de los tiempos definidos en el nivel de servicio publicado en la Plataforma.
• Mantener visible y actualizado el enlace a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y a los canales de atención al consumidor.
• Informar a los usuarios sobre los métodos de pago habilitados, los valores a cancelar y las condiciones de renovación.
• Mantener la presente política de Términos y Condiciones actualizada y disponible en www.asocomunal.org.

Los planes de pago (BÁSICO, ESTÁNDAR y PREMIUM) se facturan de manera mensual o anual, según la elección de la JAC al momento de la contratación. El pago debe realizarse de manera anticipada al inicio de cada período.

• Métodos de pago: Asocomunal habilitará los medios de pago disponibles en su pasarela de pagos (tarjetas débito/crédito, PSE, billeteras digitales u otros). Los métodos vigentes se publican en www.asocomunal.org/planes.
• Facturación electrónica: Asocomunal expedirá factura o documento equivalente a nombre de la JAC o de la persona jurídica indicada por ésta, en cumplimiento de las disposiciones de la DIAN.
• Mora en el pago: el no pago dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de vencimiento de la factura faculta a Asocomunal a suspender el acceso a la Plataforma hasta tanto se regularice el pago, sin que esto constituya incumplimiento por parte de Asocomunal.
• Actualización de tarifas: las tarifas podrán ser actualizadas anualmente según el IPC certificado por el DANE o según las condiciones del mercado, con notificación previa de treinta (30) días.
• Impuestos: las tarifas publicadas no incluyen IVA ni otros tributos aplicables. Estos serán adicionados en la factura conforme a la normativa tributaria vigente.

Dado que la Plataforma es un servicio digital de acceso inmediato, y de conformidad con el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, Asocomunal no realiza reembolsos por períodos de servicio ya iniciados, excepto en los siguientes casos:

• Cobro duplicado por el mismo período, debidamente verificado.
• Imposibilidad absoluta de prestación del servicio por causa imputable a Asocomunal, durante un período superior a setenta y dos (72) horas continuas.
• Pago realizado como consecuencia de un error en el sistema de cobro de asocomunal.org.

Las solicitudes de devolución bajo estas causales deben presentarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al evento, a través del correo legal@asocomunal.org.

Asocomunal podrá suspender o cancelar la cuenta de una JAC en los siguientes supuestos:

• Vencimiento del Plan FREE sin migración a plan de pago, conforme al artículo 7.°.
• Mora en el pago superior a cinco (5) días, conforme al artículo 11.°.
• Incumplimiento de las obligaciones del usuario establecidas en el artículo 9.°.
• Uso fraudulento, abusivo o ilegal de la Plataforma.
• Solicitud voluntaria de la JAC, presentada con al menos cinco (5) días hábiles de anticipación.

En los casos de suspensión por mora o vencimiento del FREE, la JAC conserva el acceso a la lectura (sin edición) de sus datos durante el período de gracia de sesenta (60) días establecido en el artículo 7.°.

En los casos de cancelación por incumplimiento, los datos serán eliminados sin período de gracia adicional, previa notificación al administrador de la JAC.

La Plataforma asocomunal.org está diseñada exclusivamente para la gestión legítima y legal de Juntas de Acción Comunal. Se prohíbe expresamente su uso para:

• Registrar datos de personas sin su conocimiento o sin la debida autorización conforme a la Ley 1581 de 2012.
• Actividades de mercadeo, publicidad o venta de productos o servicios ajenos a la gestión comunal.
• Realización de actos contrarios al orden jurídico colombiano, la moral y las buenas costumbres.
• Actividades de reconocimiento o inteligencia artificial (scraping, crawling) sobre la Plataforma.
• Registrar una JAC que no exista legalmente o que haya perdido su personería jurídica.
• Suplantar la identidad de otra JAC, dignatario o afiliado.
• Cualquier uso que pueda afectar los derechos fundamentales de los afiliados registrados en la Plataforma.

Todos los elementos que componen la Plataforma asocomunal.org — incluyendo, sin limitarse a, el código fuente, el diseño visual, las bases de datos, los algoritmos, los textos, los logotipos y el nombre «Asocomunal» — son propiedad exclusiva de Asocomunal S.A.S. y están protegidos por las leyes colombianas de propiedad intelectual (Ley 23 de 1982, Decisión Andina 351 de 1993, Ley 44 de 1993 y concordantes).

El uso de la Plataforma no transfiere ningún derecho de propiedad intelectual a la JAC usuaria. Se concede únicamente una licencia de uso personal, intransferible, no exclusiva y revocable para acceder y usar la Plataforma conforme a los presentes Términos.

Los datos ingresados por la JAC (información de afiliados, actas, inventarios, etc.) son y seguirán siendo propiedad de la propia JAC. Asocomunal los trata únicamente en su calidad de encargado del tratamiento, conforme a la Ley 1581 de 2012.

El tratamiento de datos personales realizado a través de la Plataforma se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales de asocomunal.org, disponible en www.asocomunal.org/privacidad, la cual forma parte integral de los presentes Términos y Condiciones.

En relación con los datos de los afiliados registrados por las JAC en la Plataforma:

• La Junta de Acción Comunal actúa como responsable del tratamiento de los datos de sus afiliados, siendo ella quien determina las finalidades y medios del tratamiento.
• Asocomunal S.A.S. actúa como encargado del tratamiento, procesando los datos únicamente según las instrucciones de la JAC y con las finalidades de prestación del servicio.
• La JAC es responsable de obtener la autorización de sus afiliados antes de registrar sus datos en la Plataforma, exonerando a Asocomunal de cualquier reclamación derivada del incumplimiento de este deber.

La JAC es la única responsable de la exactitud, veracidad, licitud y pertinencia de toda la información que ingrese en la Plataforma. Asocomunal no verifica, valida ni certifica el contenido de los libros, actas, inventarios ni ningún otro módulo.

Los certificados generados automáticamente por la Plataforma (certificado de afiliación, hoja de vida comunal, entre otros) reflejan exclusivamente los datos ingresados por la propia JAC. Su validez legal frente a terceros depende de la veracidad de la información registrada, siendo la JAC la única responsable de su contenido.

Conforme a la Ley 1480 de 2011 y al Código Civil colombiano, Asocomunal limita su responsabilidad a la prestación efectiva del servicio contratado. En particular, Asocomunal no será responsable por:

• Decisiones administrativas, legales o económicas tomadas por la JAC con base en la información gestionada a través de la Plataforma.
• Pérdida de datos derivada del incumplimiento de las obligaciones del usuario o de causas de fuerza mayor.
• Sanciones impuestas a la JAC por entes de control derivadas de la información incorrecta o incompleta ingresada en la Plataforma.
• Interrupciones del servicio causadas por fallas en la conexión a internet del usuario, cortes de energía o circunstancias ajenas a la infraestructura de Asocomunal.
• Daños indirectos, lucro cesante o pérdida de datos causados por ataques informáticos de terceros que hayan superado las medidas de seguridad implementadas.
• El uso que los dignatarios, afiliados u otros usuarios autorizados por la JAC hagan de la Plataforma.

En ningún caso la responsabilidad total de Asocomunal por cualquier reclamación podrá superar el valor total pagado por la JAC por el servicio durante los tres (3) meses inmediatamente anteriores al evento que generó la reclamación.

Asocomunal se compromete a mantener la Plataforma disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, con un nivel de disponibilidad objetivo del 99 % mensual, exceptuando las ventanas de mantenimiento programado, las cuales serán notificadas con anticipación.

Asocomunal no garantiza la disponibilidad ininterrumpida del servicio ante:

• Casos de fuerza mayor o caso fortuito (desastres naturales, ciberataques masivos, fallas en la infraestructura de internet a nivel global).
• Mantenimientos de emergencia requeridos para preservar la seguridad de la información.
• Fallas en los proveedores de infraestructura en la nube (servicios de hosting, DNS, CDN) cuya operación es independiente de Asocomunal.

En caso de interrupciones no programadas que superen las cuatro (4) horas, Asocomunal informará su causa y tiempo estimado de resolución a través del sitio web y los canales de soporte.

Asocomunal se reserva el derecho de modificar los presentes Términos y Condiciones en cualquier momento. Toda modificación será comunicada a las JAC registradas con al menos treinta (30) días calendario de anticipación a su entrada en vigor, mediante:

• Correo electrónico al administrador de la JAC registrado en la Plataforma.
• Aviso destacado al ingresar a la Plataforma, con opción de aceptar o rechazar los nuevos términos.
• Publicación en www.asocomunal.org con indicación de la versión y fecha de vigencia.

El uso continuado de la Plataforma tras la entrada en vigor de las modificaciones implica la aceptación de los nuevos Términos. Si la JAC no acepta los cambios, podrá cancelar su cuenta conforme al artículo 13 sin costo adicional durante los treinta (30) días de transición.

Los presentes Términos y Condiciones se rigen en su totalidad por las leyes de la República de Colombia. El marco normativo aplicable incluye, entre otras:

• Ley 2166 de 2021 y sus decretos reglamentarios, sobre organismos de acción comunal.
• Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), incluyendo sus disposiciones sobre comercio electrónico y contratos a distancia.
• Ley 527 de 1999, sobre comercio electrónico, firmas digitales y mensajes de datos.
• Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015, sobre protección de datos personales.
• Ley 23 de 1982 y Decisión Andina 351 de 1993, sobre propiedad intelectual.
• Código Civil y Código de Comercio de Colombia, en lo que resulte aplicable.

Para la solución de controversias derivadas de los presentes Términos, las partes acudirán en primera instancia al mecanismo de conciliación ante el Centro de Conciliación de la Cámara de Comercio correspondiente al domicilio de Asocomunal S.A.S. De no llegarse a acuerdo, las partes se someterán a la jurisdicción ordinaria colombiana, siendo competente el juez del domicilio de Asocomunal.

Sin perjuicio de lo anterior, las JAC en su calidad de consumidoras pueden acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) para el ejercicio de sus derechos como consumidores, conforme a la Ley 1480 de 2011.

Para cualquier consulta, reclamación o solicitud relacionada con los presentes Términos y Condiciones, el servicio o la facturación, la JAC puede comunicarse con Asocomunal a través de los siguientes canales: